Droper

REGULAMIN USŁUGI

„Droper – Automatyzacja Składania Zamówień”

(świadczenie usług drogą elektroniczną – B2B)

1. Definicje

  1. Usługodawca – Verosoft sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, działająca pod marką VeroSoft (dalej: „VeroSoft”).
  2. Klient – podmiot prowadzący działalność gospodarczą (B2B), który zawarł z VeroSoft umowę o świadczenie usługi Droper w formie pisemnej albo poprzez elektroniczną akceptację Regulaminu.
  3. Droper / Usługa – usługa informatyczna polegająca na automatyzacji przekazywania do Hurtowni danych zamówień złożonych w Sklepie Klienta w celu realizacji zamówień (w szczególności w modelu dropshippingu), zgodnie z konfiguracją Klienta.
  4. Panel Droper – część Usługi udostępniona Klientowi online służąca do konfiguracji Usługi.
  5. Sklep Klienta – sklep internetowy Klienta, z którego pochodzą Zamówienia.
  6. Hurtownia – podmiot trzeci, z którym Klient zawarł umowę współpracy i do którego kierowane są Zamówienia w celu realizacji dostawy do klienta końcowego Klienta.
  7. Zamówienie – zamówienie złożone przez klienta końcowego w Sklepie Klienta, obejmujące na przykład produkty, warianty, ilości, ceny, dane odbiorcy, dostawę i płatność.
  8. Dane Zamówienia – dane zawarte w Zamówieniu, w tym:
    a) szczegóły zamówienia (np.: produkty, warianty, ilości, ceny, rabaty, koszty dostawy, identyfikatory), oraz
    b) dane osobowe odbiorcy/klienta końcowego (np. imię, nazwisko, adres, e-mail, telefon, nazwa firmy/NIP – jeśli dotyczy),
    w zakresie niezbędnym do złożenia i realizacji zamówienia w Hurtowni oraz organizacji wysyłki (dropshipping).
  9. Status wyzwalający – wskazany przez Klienta w konfiguracji Sklepu i/lub Panelu Droper status Zamówienia, którego wystąpienie jako statusu bieżącego w chwili wyzwolenia powoduje uruchomienie procesu przekazania Zamówienia do Hurtowni.
  10. Wyzwolenie / cykl wyzwalania – automatyczne uruchomienie mechanizmu weryfikacji statusów i przekazywania Zamówień wykonywane cyklicznie przez Usługę.
  11. Systemy Stron Trzecich – systemy i usługi niezależne od VeroSoft (np. platforma e-commerce, system Hurtowni, API, hosting, przewoźnicy, operatorzy płatności).
  12. SaaS (Software as a Service) – model świadczenia usług polegający na udostępnieniu Klientowi oprogramowania i funkcjonalności przez Internet, bez instalacji po stronie Klienta, w oparciu o infrastrukturę VeroSoft i będący własnością VeroSoft, na czas trwania Umowy.
  13. Dropshipping – model realizacji zamówień, w którym sprzedaż prowadzona jest przez Klienta w jego Sklepie, natomiast kompletacja i wysyłka zamówienia do klienta końcowego realizowana jest przez Hurtownię lub inny podmiot trzeci na podstawie danych przekazanych przez Klienta (bez fizycznego magazynowania towaru przez Klienta).
  14. Integracja – połączenie techniczne pomiędzy Droper a Sklepem i/lub Hurtownią (lub innymi Systemami Stron Trzecich), umożliwiające wymianę danych (np. poprzez API, pliki, e-mail, EDI), zgodnie z konfiguracją Klienta.
  15. Harmonogram / Mechanizm cykliczny (scheduler) – mechanizm automatycznego uruchamiania procesu Wyzwolenia w ustalonych odstępach czasu, co najmniej raz na godzinę, zgodnie z pkt 3.5 Regulaminu.
  16. Logi (logi systemowe / rejestry zdarzeń) – zapisy techniczne generowane przez Usługę, dokumentujące wybrane wykonane operacje.
  17. API – interfejs programistyczny umożliwiający wymianę danych pomiędzy systemami informatycznymi (np. pomiędzy Sklepem, Droper i Hurtownią).
  18. Mapowanie (mapowanie danych) – przypisanie i transformacja pól danych Zamówienia ze Sklepu do pól wymaganych przez Hurtownię, zgodnie z konfiguracją Klienta.
  19. Identyfikator zamówienia – unikalny identyfikator Zamówienia nadany w Sklepie i/lub Hurtowni, używany do powiązania operacji oraz wpisów w logach.
  20. Środowisko produkcyjne – środowisko Sklepu, w którym obsługiwane są rzeczywiste Zamówienia klientów końcowych.

2. Postanowienia ogólne

  1. VeroSoft udostępnia Klientowi odpłatnie Usługę Droper w modelu SaaS. Usługa realizuje automatyczne operacje techniczne związane z weryfikacją statusów Zamówień w Sklepie oraz przekazywaniem Danych Zamówienia do Hurtowni.
  2. Droper jest narzędziem technicznym. VeroSoft nie świadczy usług sprzedażowych, logistycznych, magazynowych ani spedycyjnych oraz nie jest stroną relacji prawnych pomiędzy Klientem a Hurtownią ani pomiędzy Klientem a klientem końcowym Sklepu.
  3. VeroSoft nie dokonuje merytorycznej weryfikacji Zamówień ani poprawności danych. Usługa działa w oparciu o dane otrzymane ze Sklepu/Hurtowni oraz ustawienia Klienta.

3. Zakres Usługi oraz zasady weryfikacji statusów i wyzwalania przekazywania zamówień

  1. W ramach Usługi Droper może w szczególności:
    a) pobierać ze Sklepu dane Zamówień, w tym statusy oraz Dane Zamówienia,
    b) mapować/transformować Dane Zamówienia do formatu wymaganego przez Hurtownię,
    c) przekazywać Dane Zamówienia do Hurtowni,
    d) odbierać statusy/identyfikatory/odpowiedzi z Hurtowni i przekazywać je do Sklepu (o ile integracja na to pozwala),
    e) prowadzić logi techniczne operacji.
  2. Klient steruje uruchomieniem przekazywania Zamówień do Hurtowni poprzez konfigurację Sklepu i/lub Panelu Droper, w szczególności poprzez zdefiniowanie Statusu wyzwalającego.
  3. Klient może wskazać Status wyzwalający jako:
    a) status ustawiany ręcznie przez Klienta lub jego personel, lub
    b) status ustawiany automatycznie przez Sklep lub Systemy Stron Trzecich (np. „złożone”, „zapłacone”, „opłacone”, „w realizacji”).
  4. Klient przyjmuje do wiadomości, że jeżeli Status wyzwalający jest statusem ustawianym automatycznie (np. „złożone” natychmiast po zakupie albo „zapłacone” po zaksięgowaniu płatności), to proces przekazywania Zamówienia do Hurtowni może zostać uruchomiony automatycznie na podstawie takiego statusu.
  5. Usługa uruchamia cyklicznie mechanizm weryfikacji statusów Zamówień co najmniej raz na godzinę, o ile ograniczenia techniczne, limity Systemów Stron Trzecich lub prace serwisowe nie uniemożliwiają jego wykonania.
  6. W celu weryfikacji, czy któreś Zamówienia spełniają warunki przekazania do Hurtowni, Usługa może cyklicznie pobierać, przetwarzać i analizować zbiór Zamówień w Sklepie (w tym ich statusy) od momentu aktywacji Usługi, w zakresie niezbędnym do wykrycia Zamówień spełniających warunek Statusu wyzwalającego.
  7. Podczas wyzwolenia Droper bierze pod uwagę wyłącznie bieżący (aktualny) status Zamówienia w Sklepie w momencie wyzwolenia. Droper nie analizuje historii statusów Zamówienia, kolejności ich zmian ani przyczyn ich ustawienia.
  8. Klient ponosi pełną odpowiedzialność za to, jaki status jest przypisany do Zamówienia w chwili wyzwolenia oraz za reguły i automatyzacje statusów w Sklepie.
  9. W ramach procesu przekazywania Zamówienia do Hurtowni Droper może przekazywać Hurtowni szczegóły Zamówienia oraz dane osobowe odbiorcy w zakresie niezbędnym do realizacji zamówienia i wysyłki w modelu dropshippingu (pkt 1.8).
  10. Klient zobowiązuje się do monitorowania poprawności działania automatyzacji, w tym do weryfikacji co najmniej 20 (dwudziestu) pierwszych Zamówień przekazywanych przy użyciu Usługi (np. kontrola danych odbiorcy, produktów, wariantów, kosztów, zgodności mapowań).
  11. Klient akceptuje, że w przypadku błędnej konfiguracji statusów, mapowań, produktów lub danych Zamówienia, Usługa może przekazać do Hurtowni Zamówienie błędne, a odpowiedzialność za konsekwencje tego ponosi Klient (z zastrzeżeniem ograniczeń odpowiedzialności VeroSoft z pkt 7).

4. Obowiązki VeroSoft

  1. VeroSoft udostępnia Klientowi dostęp do Usługi i Panelu Droper oraz utrzymuje Usługę w zakresie technicznym.
  2. VeroSoft może wykonywać prace serwisowe, aktualizacje, poprawki bezpieczeństwa, migracje oraz inne działania niezbędne do utrzymania Usługi.
  3. VeroSoft ma prawo wprowadzać zmiany w Usłudze wynikające z rozwoju produktu, zmian technologicznych, zmian w integracjach z Systemami Stron Trzecich oraz względów bezpieczeństwa.
  4. VeroSoft może czasowo ograniczyć dostęp do Panelu Droper w związku z pracami planowanymi lub awarią.

5. Obowiązki Klienta

  1. Klient ponosi pełną odpowiedzialność za:
    a) zawarcie i utrzymywanie umowy z Hurtownią oraz zgodność procesu z wymaganiami Hurtowni,
    b) prawidłowość danych produktów, wariantów, cen, kosztów dostawy i danych Zamówień,
    c) konfigurację statusów w Sklepie (w tym automatyzacji statusów) oraz wskazanie Statusu wyzwalającego,
    d) konfigurację mapowań i reguł przekazywania danych do Hurtowni,
    e) monitorowanie działania automatyzacji, w tym minimum 20 pierwszych Zamówień (pkt 3.10),
    f) zapoznanie się z instrukcją działania i konfiguracji usługi Droper i aktualizowania tej wiedzy co najmniej raz na miesiąc.
  2. Klient oświadcza i gwarantuje, że:
    a) posiada uprawnienia do przekazywania Danych Zamówienia do VeroSoft i Hurtowni w celu realizacji zamówienia,
    b) spełni obowiązki informacyjne wobec klientów końcowych, w tym o przekazaniu danych do Hurtowni oraz o korzystaniu z podmiotu przetwarzającego (VeroSoft),
    c) posiada podstawę prawną przetwarzania danych osobowych w związku z realizacją Zamówień.
  3. Klient zobowiązuje się niezwłocznie poinformować VeroSoft o zmianach w Sklepie lub Hurtowni wpływających na integrację oraz o zakończeniu współpracy z Hurtownią.
  4. Klient zapewnia bezpieczeństwo danych dostępowych i odpowiada za działania wykonane w Sklepie/Panelu Droper z użyciem kont Klienta.

6. RODO i Powierzenie przetwarzania danych (Umowa powierzenia – art. 28 RODO)

6.1 Role stron

  1. Klient jest Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z obsługą zamówień w Sklepie, w tym danych klientów końcowych zawartych w Zamówieniach.
  2. VeroSoft jest Podmiotem Przetwarzającym dane osobowe na rzecz Klienta, wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia Usługi.

6.2 Przedmiot i czas trwania powierzenia

  1. Powierzenie obejmuje przetwarzanie danych osobowych w ramach Usługi Droper, w szczególności w celu cyklicznej weryfikacji statusów Zamówień w Sklepie oraz przekazywania Zamówień do Hurtowni w modelu dropshippingu.
  2. Powierzenie trwa przez okres obowiązywania Umowy/świadczenia Usługi oraz następnie przez okres niezbędny do rozliczeń, obrony przed roszczeniami i spełnienia obowiązków prawnych, zgodnie z pkt 6.12.

6.3 Cel i charakter przetwarzania

  1. Celem przetwarzania jest:
    a) pobieranie danych Zamówień (w tym statusów) ze Sklepu w celu wykrycia Zamówień spełniających warunki przekazania,
    b) mapowanie i transformacja Danych Zamówienia do formatu Hurtowni,
    c) przekazanie Danych Zamówienia do Hurtowni, aby mogła ona zrealizować zamówienie i wysyłkę,
    d) odbiór odpowiedzi/statusów (jeżeli dostępne),
    e) logowanie zdarzeń dla rozliczalności i bezpieczeństwa.
  2. Charakter przetwarzania obejmuje m.in.: utrwalanie, porządkowanie, przechowywanie, przeglądanie, wykorzystywanie, przesyłanie, udostępnianie Hurtowni oraz usuwanie danych.

6.4 Rodzaje danych i kategorie osób

  1. Powierzenie obejmuje dane osobowe klientów końcowych Sklepu oraz (jeśli dotyczy) dane użytkowników po stronie Klienta.
  2. Zakres danych może obejmować w szczególności: imię i nazwisko, adresy, e-mail, telefon, dane firmy/NIP (jeśli dotyczy), szczegóły zamówienia, informacje o dostawie i płatności, identyfikatory techniczne.
  3. VeroSoft nie jest zobowiązany do weryfikowania minimalizacji danych — odpowiedzialność w tym zakresie ponosi Klient.

6.5 Polecenia Administratora

  1. Poleceniami Klienta są w szczególności ustawienia w Sklepie i Panelu Droper, w tym wskazanie Statusu wyzwalającego, mapowań pól oraz reguł przekazywania.
  2. Jeżeli VeroSoft uzna, że polecenie narusza przepisy o ochronie danych, poinformuje Klienta i może wstrzymać wykonanie polecenia w zakresie budzącym wątpliwości.

6.6 Obowiązki Klienta (Administratora)

  1. Klient odpowiada za legalność przetwarzania i za spełnienie obowiązków informacyjnych wobec osób, których dane dotyczą.
  2. Klient zapewni, aby dokumenty Sklepu informowały o:
    a) przekazywaniu danych do Hurtowni w celu realizacji zamówienia i wysyłki,
    b) korzystaniu z narzędzia automatyzacji składania zamówień (Droper) jako podmiotu przetwarzającego.
  3. Klient odpowiada za zakres i poprawność danych przekazywanych w Zamówieniach.

6.7 Obowiązki VeroSoft (Podmiotu Przetwarzającego)

  1. VeroSoft zapewnia poufność danych poprzez upoważnienia i zobowiązania do poufności osób mających dostęp do danych.
  2. VeroSoft stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne adekwatne do ryzyka (m.in. kontrola dostępu, szyfrowanie transmisji, logowanie zdarzeń, kopie bezpieczeństwa).
  3. VeroSoft, biorąc pod uwagę charakter przetwarzania, w miarę możliwości wspiera Klienta w realizacji obowiązków dotyczących żądań osób, naruszeń oraz DPIA – w zakresie informacji, które posiada.

6.8 Podpowierzenie (subprocesorzy)

  1. Klient wyraża zgodę ogólną na korzystanie przez VeroSoft z subprocesorów (np. hosting, monitoring) w zakresie niezbędnym do świadczenia Usługi.
  2. VeroSoft zapewni, że subprocesorzy zostaną objęci zobowiązaniami co najmniej równoważnymi do niniejszego Regulaminu.

6.9 Transfer poza EOG

W razie transferu danych poza EOG VeroSoft zapewni wymagane prawem zabezpieczenia (np. SCC), o ile będzie to konieczne.

6.10 Naruszenia ochrony danych

VeroSoft poinformuje Klienta bez zbędnej zwłoki po stwierdzeniu naruszenia ochrony danych dotyczącego danych przetwarzanych w ramach Usługi, jeżeli naruszenie może skutkować ryzykiem naruszenia praw lub wolności osób.

6.11 Audyt i informacje

  1. VeroSoft udostępni Klientowi informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków z art. 28 RODO w zakresie Usługi.
  2. Audyt nie częściej niż raz w roku, po uzgodnieniu terminu i zakresu, w sposób niezakłócający działalności VeroSoft, z zachowaniem poufności.
  3. Koszty audytu po stronie VeroSoft ponosi Klient, o ile audyt nie wykaże istotnego naruszenia po stronie VeroSoft.

6.12 Zakończenie przetwarzania – zwrot/usunięcie danych

Po zakończeniu Umowy VeroSoft usuwa dane lub zwraca je Klientowi w uzasadnionym zakresie, z możliwością zachowania danych w niezbędnym zakresie do rozliczeń, obrony roszczeń, obowiązków prawnych oraz w kopiach bezpieczeństwa (ograniczony dostęp, cykliczne nadpisywanie).

6.13 Poufność

Strony zobowiązują się do zachowania poufności informacji uzyskanych w związku z wykonywaniem Umowy.

7. Odpowiedzialność – wyłączenia i ograniczenia

  1. Droper nie gwarantuje poprawności merytorycznej Zamówień ani danych przekazywanych przez Sklep/Klienta do Hurtowni. Usługa przetwarza dane takie, jakie otrzyma i zgodnie z konfiguracją Klienta.
  2. VeroSoft nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek skutki złożenia zamówienia w Hurtowni, w tym w szczególności za:
    a) błędne dane odbiorcy, adres, kontakt, metoda dostawy/płatności,
    b) niewłaściwy produkt, wariant, ilość, cena, rabat,
    c) złożenie zamówienia w niewłaściwym momencie wynikającym z ustawień statusów w Sklepie,
    d) złożenie zamówienia do niewłaściwej Hurtowni lub z niewłaściwymi mapowaniami,
    e) brak możliwości anulowania lub modyfikacji zamówienia w Hurtowni,
    f) błędy, ograniczenia, zmiany i niedostępność Systemów Stron Trzecich,
    g) realizację, opóźnienia, braki, reklamacje, zwroty, dostawy i jakość obsługi Hurtowni/przewoźników,
    h) roszczenia klientów końcowych Klienta kierowane wobec Klienta.
  3. Klient akceptuje, że proces wyzwalany jest cyklicznie i automatycznie (pkt 3.5), a kryterium jest wyłącznie bieżący status (pkt 3.7), co oznacza, że skutki przekazania Zamówienia mogą nastąpić niezależnie od wcześniejszych zmian statusów lub intencji Klienta.
  4. VeroSoft nie odpowiada za szkody wynikłe z działań lub zaniechań Klienta, jego pracowników lub osób trzecich, ani za niewłaściwą konfigurację statusów i automatyzacji w Sklepie.
  5. VeroSoft nie odpowiada za utracone korzyści, przerwy w działalności, utratę reputacji, kary umowne nałożone na Klienta oraz szkody pośrednie.
  6. Odpowiedzialność VeroSoft, niezależnie od podstawy prawnej, jest ograniczona do wysokości jednorazowej miesięcznej opłaty abonamentowej zapłaconej przez Klienta za Usługę w miesiącu, którego dotyczy zdarzenie, i obejmuje wyłącznie szkody rzeczywiste.
  7. Klient przyjmuje do wiadomości, że VeroSoft jako podmiot przetwarzający nie weryfikuje poprawności, kompletności ani minimalizacji danych przekazywanych w Zamówieniach, a odpowiedzialność za zakres i treść danych oraz skutki ich przekazania do Hurtowni spoczywa na Kliencie.
  8. VeroSoft nie ponosi odpowiedzialności za czyny osób trzecich (w tym cyberataki, wyłudzenia, złośliwe oprogramowanie).

8. Logi, anulacje/modyfikacje zamówień oraz zasady wsparcia

  1. Usługa prowadzi logi zdarzeń (rejestry techniczne) obejmujące co najmniej: identyfikator Zamówienia, datę i godzinę operacji, typ operacji, wynik operacji, identyfikator integracji/Hurtowni oraz komunikaty błędów.
  2. W przypadku sporu co do tego, czy Zamówienie zostało przekazane, kiedy i w jakiej formie, logi Usługi stanowią podstawowy dowód działania systemu.
  3. VeroSoft nie jest zobowiązany do anulowania, wstrzymywania, modyfikowania lub „odkręcania” Zamówień przekazanych do Hurtowni, ani do prowadzenia uzgodnień handlowych lub operacyjnych z Hurtownią w imieniu Klienta.
  4. Wszelkie sprawy dotyczące anulacji, zmian, korekt, reklamacji, zwrotów lub uzgodnień dotyczących realizacji zamówienia (w tym kosztów, dostępności, zamienników) Klient załatwia bezpośrednio z Hurtownią, z którą współpracuje, zgodnie z jej regulaminem i warunkami handlowymi.
  5. Jeżeli VeroSoft podejmie na prośbę Klienta czynność techniczną polegającą na wysłaniu do Hurtowni komunikatu/prośby (np. prośba o anulację), to czynność ta ma charakter wyłącznie pomocniczy i techniczny oraz nie stanowi gwarancji skutku, a odpowiedzialność za rezultat pozostaje po stronie Klienta.
  6. Wsparcie VeroSoft ma charakter techniczny (integracje, dostępność, błędy, mapowania). VeroSoft nie świadczy usług merytorycznej weryfikacji poprawności Zamówień i danych klientów końcowych.
  7. Analizy przypadków jednostkowych na żądanie Klienta mogą stanowić usługę niestandardową, płatną według cennika lub wyceny indywidualnej.

9. Cena i rozliczenia

  1. Opłaty wynikają z cennika opublikowanego przez VeroSoft lub z indywidualnych ustaleń.
  2. Cennik może ulec zmianie. Jeżeli Klient nie akceptuje zmian, może wypowiedzieć Umowę zgodnie z zasadami wskazanymi w cenniku/umowie.
  3. Opłaty są co do zasady naliczane z góry; brak płatności może skutkować wstrzymaniem Usługi.
  4. Ceny są cenami netto, do których doliczany jest VAT według właściwej stawki.
  5. Opłaty za okresy opłacone z góry są bezzwrotne, o ile strony nie postanowią inaczej na piśmie.

10. Okres testowy

  1. VeroSoft może udostępnić okres testowy.
  2. Okres testowy służy konfiguracji i weryfikacji poprawności działania, w tym mapowań i wyzwalania po Statusie wyzwalającym.
  3. W okresie testowym odpowiedzialność VeroSoft jest wyłączona w najszerszym dopuszczalnym prawem zakresie.

11. Prawa autorskie i zakaz działań odtworzeniowych

  1. Droper, Panel Droper oraz elementy funkcjonalne i wizualne stanowią własność VeroSoft i są chronione prawem autorskim oraz prawami własności przemysłowej.
  2. Klient nie jest uprawniony do kopiowania, dekompilacji, inżynierii wstecznej ani podejmowania działań mających na celu odtworzenie Usługi lub jej części.

12. Kontakt

  1. Informacje organizacyjne i techniczne mogą być przekazywane na adres e-mail Klienta wskazany przy rejestracji/umowie.
  2. Adres kontaktowy VeroSoft: crm@verosoft.pl (lub inny aktualnie wskazany przez VeroSoft).

13. Czas trwania i wypowiedzenie

  1. Umowa zawierana jest na czas nieokreślony, chyba że strony postanowią inaczej.
  2. Każda ze stron może wypowiedzieć Umowę z zachowaniem jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia, chyba że umowa/cennik stanowią inaczej.
  3. VeroSoft może wypowiedzieć Umowę ze skutkiem natychmiastowym w przypadku: naruszenia prawa/regulaminu, zagrożenia bezpieczeństwa/stabilności, zaległości płatniczych.
  4. Po zakończeniu Umowy dostęp do Usługi może zostać zablokowany, a dane przetwarzane zgodnie z pkt 6.12.

14. Prawo właściwe i spory

  1. Prawem właściwym jest prawo polskie.
  2. Spory rozstrzygane będą przez sąd powszechny właściwy dla siedziby VeroSoft, o ile przepisy bezwzględnie obowiązujące nie stanowią inaczej.
  3. Jeżeli jakiekolwiek postanowienie okaże się nieważne, pozostałe pozostają w mocy.